Выступление на PMCon#5

Выступил на PMCon #5 с кейс-стади, где попытался ответить вопросы:

Как отследить эффективность сотрудника в аутсорсинговой компании? Как вычислить “тащилу”? Какие клиенты действительно приносят прибыль, а какие только головную боль?

Ответы нужны каждой компании использующей интеллектуальный труд своих сотрудников. И тем более – it outsourcing, где продается не просто труд, но “время”.

***

Дисклеймер. Пишу про личный опыт внедрения решения в компании 50 человек. Не претендую на истину, но делюсь опытом

***

Когда ты работаешь в компании 200+ человек, то процесс измерения эффективности уже настроен и функционирует. Менеджеру нужно просто следовать инструкциям. В моем случае, нужно было придумать такую систему с нуля. Поделюсь опытом, который может помочь срезать углы и не совершить ошибок.

Начнем с проблем

Проблема #1

Разработчик работает над проектом и пользуется инструментами клиента: сервер, ci и скажем jira. Время он заносит тоже в jira. В конце месяца аккаунт-менеджеру нужно выставить инвойс, чтобы за часы разработчика заплатили. Но у разработчика были паузы, его отрывали на другие проекты. Как понять, продуктивно ли поработал разработчик на таком проекте??

Проблема #2

Проект с фиксированной ценой. Одни разработчики баги создают, другие их чинят. Как понять их эффективность?

У всех разработчиков разный контекст и разные условия. Их объединяет только стабильное желание получить прибавку к ЗП. А у меня есть только субъективное мнение о человеке, а значит и решения будут субъективными. Более того, мнение не мое, а его коллег.

Решение

Работая в it секторе хочется решать проблемы использую софт. Мы постоянно делаем софт для клиентов и думаем, что запустив CRM сразу вырастут продажи. Внедрили LMS – сотрудники стали умней. Значит, должен быть и софт для решения проблем эффективности.

Но часы гугления не привели меня на красивый лендинг с большой кнопкой “Посчитаем” эффективность. И тогда решил, что придётся все делать самому.

У меня было свободное время, ресурс из свободных разработчиков и интернов и большое желание начать что-то доброе и светлое.

Бизнес-процесс.

В первую очередь, мы сделали интеграцию с Redmine – нашим основным инструментом для ведения проектов. Мы смогли вытягивать информацию из Редмайна и отображать ее в отдельной системе.

Репортинг времени: Все сотрудники должны табелировать все рабочее время, назвали это правилом 8/40/168. Даже если тупка или самообучение, больничные или отпуска. Все нужно заносить в редмайн.

Типизация: а затем мы поставили задачу менеджерам отмечать тип времени: оплачиваемое клиентом, неоплачиваемое клиентом, инвестиции, внутреннее. Каждую неделю PM-ы проходят по своим проектам и типизирует все тайм-логи.

И тут случается магия. На промежутке в 1 месяц можно увидеть долю каждого типа часов по каждому сотруднику и по всей компании. Сразу понятно, что вот у этого разработчика все хорошо, а этот парень половину времени тратит на неоплачиваемые активности и с ним надо что-то делать.

Авторизация: и касательно PM-ов. Ввели процесс авторизации времени перед стартом проектов. А именно, фиксирование утвержденного количества определенного типа часов на проекте. Если у тебя в команде джуны или начали использовать новую технологию, то заранее понятно, что времени на это уйдет больше и в дополнение к эстимейту, мы ещё авторизуем часы инвестиций.

Выводы

1. Process over Software

Когда запустили систему, то казалось софт должен решить все проблемы. Но сам по себе софт ничего не решает и если в компании нет драйвера его использования и нет нужного бизнес-процесса, то софт обречен быть заброшенным. По итогу, могу сказать, что на внедрение именно процесса я потратил больше времени, чем на создание кода.

2. Sell over Tell

Второй ошибкой было начать внедрять систему и не заручиться поддержкой самих менеджеров. Для меня было большим сюрпризом, что менеджер может сабботировать “позитивные” для него изменения. Система содержала не просто компонент отчётности, но и компонент работы с проектами. Но пм-ы ещё долгое время сопротивлялись и продолжали использовать Гугл документы.
Вывод: сначала продайте идею людям и только затем начните ее внедрять.


Если у вас есть опыт использования похожих систем – поделитесь им в комментариях.