Провел Ретроспективу для международно-распределенной команды: 3 страны, 5 городов. В посте расскажу как построил сессию, какие задачи удалось решить, какие инструменты использовал. А также плюсы и минусы использованных инструментов и упражнений.

Уверен, что в фейсбуке полно обзоров более изощренных фасилитационных сессий. Не претендую на исключительность своего опыта, а хочу поделиться инсайтами, которые получил.

Вот какие вводные стояли передо мной:

а) Команда клиент+вендор (30 человек) закончила важный 3-х месячный релиз. Результаты релиза позитивные – 0 escape defects, довольные пользователи; но на пути к нему команда столкнулась с рядом процессных и ценностных проблем, главная из которых – понимание “качества” продукта. Классическое трение между бизнесом и IT.

б) Я закончил краткий курс “Фасилитация” и хотел на практике применить новые навыки. 

Исходя из этого, решал 2 задачи:

• Провести сессию полностью как фасилитатор, а не менеджер, т.е. быть вне обсуждения, но направлять его, не влезать со своими идеями, а помогать другим идеи высказывать.

• Создать людям, которые не любят скучные ретроспективы, окружение, в котором они захотят поделиться обратной связью и войти в откровенное обсуждение с коллегами. 

На правых бесплатной рекламы.

Если хотите глубже копнуть в сферу фасилитации, и если нужно именно обучение, а не просто бложики почитать, то конкретно в Харькове (а может и в Украине) это легко сделать у двух специалистов – Катерины Сушковой и Даниэллы Пуертас. Обе запускают и ведут группы, а у Катерины есть еще и курс на Udemy.

Я прошел обучение в Reactor Academy (проект Кати), потому что он как раз стартовал, когда мне было нужно. Работали с курсом на Юдеми, в группах и самостоятельно.

Техническое оснащение

1. MS Teams – в компании “мягко” запрещен Zoom и потому пользовались корпоративным мессенджером. Использовал фишку “поднять руку” для того чтобы голосовать и чтобы просить слово в групповых обсуждениях. 

Для того чтобы собрать людей в мини-группы, заранее создал отдельные “события” и во время сессии дал людям ссылки, чтобы они туда подключились. Получился такой себе аналог breakout rooms от Zoom-a. Да, усилий потребовалось чуть больше, но результат такой же. 

Совет – заранее зайдите в звонки, чтобы вы могли в самом клиенте быстро уходить с одной группы в другую. Полезно для того, чтобы зайти в группу и “позвонить” человеку, который не может зайти в группу по разным причинам.

Через тимс показывал экран или во время работы в мини-группах люди показывали свой.

2. Miro доска с заранее приготовленными фреймами. Детальнее про фреймы расскажу позже. Раньше использовали funretro, но не хватало большей гибкости. Доска решила большинство моих проблем, а в платной версии, наверное, и все бы решила.

Если есть сомнения насчет “происхождения” доски, то можете использовать любую другую у которой есть бесплатный доступ для большого кол-ва людей. На крайний случай подойдет PowerPoint/GoogleSlides.

Дайте ссылку на доску людям заранее, чтобы они могли зайти туда – так вы экономите 3-5 минут

3. Таймер – стандартный таймер на компьютере с обратным отсчетом, выводил его на экран, чтобы люди сами подхватывали идею ограниченности времени.

Выбор подхода

Мне нравится определение 3х типов фасилитационных сессий, которые прочитал у Марка Розина:

1) Процедурный: когда группу ведут через последовательность обязательных шагов\фаз\упражнений, не особо задумываясь почему, зачем так. Именно к этой категории относится большая часть сессий, в которых мне приходилось принимать участие. У таких сессий и фасилитаторов стоит задача выполнить то расписание и те упражнения, которые они задумали. Что будет на выходе – “ответственность всей группы”.

2) Структурный: фасилитатор предлагает структуру, фреймворк, который выходит за набор упражнений, и представляет собой связанную историю. Это может быть “метафора” – взять на себя роли клиентов и конкурентов, например. Или, это может быть специально подготовленный фреймворк анализа. Детали внутри могут меняться, последовательность может меняться, а вот главная задача остается неизменной. Мне только раз удалось побывать на такой сессии, и тогда это позиционировалось, как бизнес-тренинг. И это было круто.

3) Глубинный: это что-то за гранью обычной фасилитации и тренингов. Тут вскрываются глубинные мотивы, проблемы, противоречия. Людей выводят на конфликт и на откровенность.

Очень не хотелось провести очередную сессию из категории #1, хотя в процедурном подходе нет ничего плохого. Он тоже нужен и важен, а для групп, которые не работали с фасилитаторами, так и вообще лучше начинать с процедурного.

У Ретро вообще есть принятый и проверенный временем формат, который от тебя все ожидают. Но, мне хотелось иметь под капотом структуру, а не просто накидать упражнения людям. И вот именно эта задача стала самой сложной при подготовке.

Процедуры \ Упражнения

Check-In

Попросил людей “взять” весёлый или грустный эмоджи (заранее приготовленный) и перетянуть его снизу вверх фрейма в миро. Вместе с тем, чтобы понять настроения, люди могли практиковать и миро. Сразу понеслась череда смешков и шуток, кто-то начал увеличивать смайл на весь экран, кто-то начал из смайлов делать фигурку. 

Цель и правила

Описал несколько базовых правил, по которым мы работаем:

• “Поднятая рука” через teams
• Вовлеченность в процесс и участие
• Откровенность

Рассказал про инструменты и расписание.

Таймлайн

Есть такое расхожее упражнение для брейн-райтинга, когда есть временная шкала, и люди штормят идеи и клеят стикеры на доску вдоль таймлайна. Я попробовал добавить сюда щепотку фокуса, с тем, чтобы группа смогла рефлексировать над динамикой изменений спустя время. И вот именно рефлексию изменения<->время сделать главной темой сессии, а не просто провести обсуждение обратной связи от каждого члена группы.

Обсуждение

Сгенерировали идей очень много. Я был в приятном шоке и сразу стало понятно, что обсудить всё не выйдет и нужно приоритизировать и сфокусировать обсуждение. Ресурсы и время ограничено, и значит стоит вдумчиво подходить к тому, что мы будем обсуждать, а что нет. Успели обсудить ~40%.

Матрица 3*3 – Приоретизированные задачи

По итогам обсуждения в мини-группах стартует ещё один раунд для кристаллизации конкретных задач, что можно улучшить. Я попросил их за 25 минут собрать минимум 3 задачи, где будет описано решение проблемы и ожидаемый результат.

Тут все достаточно просто. Те 3 идеи из предыдущего блока поместил на в матрицу 3 на 4 (группы) и мы получили приоритизированный список задач, который можно брать в работу. Часть из задач сразу взяли на себя несколько участников, остальные будем асайнить на другой встрече.

Check-out 

Взял тот же фрейм, с эмоджи, но добавил еще задумчивый, чтобы понять, кто уходит с каким настроением.

Слабость упражнений про чек-ин\аут в том, что если спрашиваешь про эмоции, то люди могут отвечать социально ожидаемыми ответами. Особенно если там есть и их начальники.

Особенности работы с Miro

• Под каждый этап был свой фрейм , с которым люди и работали. Если предполагаете, что людям придется самим создавать фрейм, чтобы поработать в мини-группе – создайте им его заранее, дабы они не тратили времени.

• Использовал только стикеры, текст и линии. Карточки, теги, импорты, таблицы – не было нужды.

• Изначально был позыв купить премиум, но я быстро его унял, когда понял, что сильно много для моих задач не получу. Ну, будет таймер, ну, будет голосовалка. Да, это удобнее, но эти задачи легко решаются внешним таймером или интерактивным голосованием точками (надо 3 минуты подготовки: нарезать точек).

Список инсайтов

• У меня менеджерская ментальность и мне тяжело просто отпустить контроль. А значит, мне тяжело быть в роли фасилитатора, который не встряет в обсуждение, а помогает и направляет его. И это было самым сложным – хватать себя за язык в моменты, когда хочется поделиться ооочень ценным мнением, или когда хочется встрять в работу каждой мини-группы и рассказать, что и как им делать. 

• По итогу вышло всё как должно было выйти: люди сгенерировали много идей, проработали их в мини-группах и пришли к плану действий на следующий релиз. И всё без моей “ценной” поддержки менеджера.
  

• Мини-группы хорошо работают, когда люди сбалансированы в плане статуса, опыта и технической осведомленности. Была группа, в которой одному коллеге было максимально непонятно как переключиться между звонками, зачем нужна доска и что требуется в рамках обсуждения. А были группы, которые с первой секунды включились и у них всё прошло идеально.

Не буду затягивать с выводами и просто скажу. Если вы такой же “менеджер” как и я, то просто попробуйте отпустить и дать больше свободы своим командам. Они справятся.